+7 (499) 653-53-05
Телефон горячей линии Кардекс
info+5@card-oil.ru
Почта для обратной связи
Личный кабинет

Электронный Документооборот (ЭДО)

Компания КАРДЕКС предоставляет клиентам широкий набор услуг для удобного использования заправочных карт, ведения бухгалтерской отчётности и полного контроля за топливными картами.

Внедрение электронного документооборота в работу компании упрощает ведение бизнеса и позволяет обмениваться сведениями, связанными с поддержкой парка транспортных средств юридических лиц.

Система Электронного Документооборота

Технически, электронный документооборот (ЭДО) – это совокупность сервисов и инструментов для осуществления моментального обмена материалами, имеющими юридическую значимость. Он полностью заменяет собой предоставление бумажных оригиналов файлов.

Появление и распространение ЭДО обусловлено необходимостью сокращения сроков рассмотрения рабочих документов. Пользователям системы не нужно заботиться о том, каким способом отправлять оригиналы, когда они поступят адресату и не потеряются ли они, не нужно и долго ждать ответ на запрос. Все правовые отношения переходят в электронный формат с собственной нормативной регулировкой.

Документооборот в электронном поле – это готовое решение для государственных структур и корпоративных лиц. Он внедряется не только для обмена информацией между контрагентами, входящими в одну структуру (например, налоги и социальное страхование), но и для оптимизации работы департаментов, служб и управлений отдельных корпораций и других предприятий.

Электронный Документооборот: назначение

Более всего ЭДО востребован в работе бухгалтеров компаний любого формата, в том числе микропредприятий. Через Интернет могут быть переданы сверки, отчеты и другие необходимые бумаги в налоговые органы, фонды и другие контролирующие органы.

Переход на ЭДО является грамотным шагом в работе логистических предприятий, осуществляющих регулярную заправку коммерческого транспорта по всей России. Раньше для предоставления ведомостей при заправке бака на каждой АЗС необходимо было заполнять счета-фактуры и накладные, подтверждающие факт оплаты. Водители совершали поездки с большим количеством наличности (что было небезопасно) и ворохом бумаг (что было неудобно, а также могло привести к служебным злоупотреблениям и обману).

Теперь фиксация оплаты горючего юридическими лицами обеспечивается топливной картой, а отправка документов – системой ЭДО. Личный Кабинет Кардекс https://my.card-oil.ru/site/login может быть подключен к документообороту предприятия по желанию клиента. В совокупности две программы могут полностью изменить учетную политику предприятия, освобождая финансы, время и человеческий ресурс для развития бизнеса.

Преимущества ЭДО

Основные привилегии, которые открываются для контрагентов – логистических компаний и других ООО и ИП, задействованных в бизнесе доставок и грузовых перевозок:

  • Документы всегда находятся перед Вашими глазами, они не могут потеряться, а получение материалов другой стороной фиксируется в самой системе. Доступ к личной записи в программе настраивается в соответствии с пожеланиями клиента, и Ваша информация не попадет в чужие руки.
  • Для отправки отчетности через ЭДО требуется всего несколько рабочих минут. Вторая сторона получает файлы моментально. Раньше же не менее трех дней из месяца отводилось на сбор, отправку бумажных оригиналов и получение подтверждения об их принятии.
  • Вы можете рассчитывать на возврат 20% НДС, отправляя заявления в налоговую службу через ЭДО.
  • В конце каждого отчетного периода держатели топливной карты Кардекс получают сверки баланса и другие материалы для бухгалтерского отдела.

Виды документов для ЭДО

Система электронного документооборота способна принять, хранить и обработать документы любой формы – и стандартной, и произвольной. Для финансовых отделов наших клиентов важность представляют следующие бумаги:

  1. Счета-фактуры, подтверждающие уплату НДС.
  2. Универсальный передаточный документ, который может использоваться для снижения базы, облагаемой налогом.
  3. Универсальный корректировочный документ для удостоверения факта изменения стоимости услуг.
  4. Маршрутный (путевой) лист.
  5. Акты сверки.
  6. Акты приемки.
  7. Документы, подтверждающие выдачу пластиковых носителей водителям и их сдачу после завершения рейса.

Подключение роуминга ЭДО позволяет осуществлять обмен различными документами, стандартизируя формы представления сведений. Это значит, что предприятия с разными операторами ЭДО смогут работать в едином информационном поле, при этом достаточно, чтобы заявку на роуминг оформила только одна сторона.

Быстрое получение закрывающих документов

Выгрузка данных и обмен файлами в программах электронного документооборота происходит в режиме онлайн. Отправленный одним контрагентом файл за секунду появляется в системе другого участника ЭДО. Как правило, подтверждение получения материала и регистрационные данные приходят отправителю в течение нескольких минут.

Шифрование передаваемых данных обеспечивает безопасность и конфиденциальность обмена. Единственное требование к рабочему месту – это наличие компьютера и доступа в Интернет. Иногда требуется обучение сотрудников работе в системе, но чаще всего бухгалтеры и менеджеры не нуждаются в дополнительном ориентировании внутри программы.

Юридические лица, работающие с оператором топливных карт Кардекс (включая ИП) получают закрывающие документы в электронном виде, освобождая себя от необходимости тратить время на ожидание пакета материалов. Информация поступает участнику в день отправки и вводится в систему бухучета без дополнительной ручной работы. Вы можете принимать отчеты прямо в программе 1С. Документы продолжают хранится на платформе, и Вы можете вернуться к их рассмотрению или анализу в любое время.

Электронная подпись

Юридическую силу в ЭДО имеют только документы, визированные квалифицированной электронной подписью (КЭП). Дело в том, что простую электронную подпись, имеющую слабую верификацию, госструктуры не принимают в качестве удостоверения документа.

Самую надежную защиту имеют КЭП. Файлы, имеющие такую отметку, гарантировано не подвергались изменениям после подписания, к тому же знак свидетельствует, что бумага визирована определенным лицом.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) выдается удостоверяющими центрами, имеющими разрешение на выдачу данных типов сертификатов. Необходимо наличие у центра аккредитации Министерства цифрового развития. Процедура занимает несколько дней, готовый сертификат можно установить на носитель или компьютер.

Как подключить ЭДО

Если Ваша компания не пользуется ЭДО, самое время сделать это и начать экономить. Требуется пройти несколько простых шагов:

  1. Оформить заявку на подключение через форму обратной связи на сайте Кардекс, по телефону или у персонального менеджера.
  2. Подписать соглашение о подключении и обслуживании системы.
  3. Подключить к бухгалтерским программам необходимые модули, в случае 1С требуется установить бесплатный плагин.

Мы сотрудничаем с системой электронного документооборота Контур Диадок (сайт diadoc.ru). Это крупный оператор, сотрудничающий с более чем 1,5 миллионами корпоративных клиентов. Входит в экосистему компании «СКБ Контур», надежного разработчика программных модулей для задач российского бизнеса и государственных организаций.

Контур Диадок позволяет провести настройку роуминга с другими операторами, включая Сбис, Delfin, Астрал, Интра. Если Вы уже выбрали другую систему ранее, мы настроим эффективное взаимодействие между контрагентами. Сохраняется и электронный сертификат подписи, которым Вы пользуетесь.

У заказчиков, работающих с ЭДО впервые, могут возникнуть трудности, в том числе на этапе отправки отчетов в ФНС. Для наших клиентов работают специалисты, решающие все возникающие проблемы - обратиться в службу поддержки можно по телефону, e-mail и через форму чата.

Доставка отчетных документов

В случаях, когда подключение к ЭДО невозможно, сохраняется гарантия отправки документов для учета экспресс-почтой ЕМС Почта России. Счет-фактура, УПД и транзакционный отчет предоставляются держателям карт после подведения ежемесячных итогов. Сразу после формирования комплекта мы высылаем дубли на адрес электронной почты и размещаем в личном кабинете Кардекс.

Вы можете отслеживать отправление, а получение пакета материалов на месте осуществляется уполномоченным лицом под роспись.


Перезвоним в течении 10 минут

Оставьте ваш номер телефона и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

Как
купить топливную карту?

Заказать топливные карты просто!
Оставьте заявку на сайте любым удобным для Вас
способом и получите документы.
Подпишите документы.
Вам будет направлен счет. Оплатите счет и получите карты, готовые к работе.
Начинайте экономить!
Скидочная сеть из 6100 АЗС, 20% НДС в зачёт, оптимизация расходов и многое другое вместе с Кардекс.

Топливные карты
для юр. лиц и ИП