Акт приема-передачи топливных карт водителю, сотруднику: как оформить, образец

Акт приема-передачи – подтверждающий документ, который официально фиксирует совершение какого-либо действия. Является обязательным приложением для договоров и типичной формой отчетности на многих предприятиях. На основе акта приема-передачи топливных карт водителям проводится бухгалтерский учет трат по конкретным сотрудникам и транспортным средствам в компаниях, занимающих транспортировкой грузов или перевозками любого формата.

Содержание:

1. Акт приема-передачи топливных карт: что это
2. Как оформить акт приема-передачи топливных карт
3. Акт приема-передачи топливных карт: образец

Акт приема-передачи топливных карт: что это?

Топливные карты давно стали востребованным инструментом управления финансами организации в части расходов на ГСМ. Возможность контролировать действия ответственных сотрудников в режиме 24/7 и перевод бухгалтерской отчетности в электронный формат значительно упрощают ведение бизнеса любого масштаба. Оплата светлых нефтепродуктов в сетях АЗС пластиковыми носителями позволяет экономить на стоимости каждого литра горючего и получать дополнительные привилегии в качестве участника топливных программ. Максимальное снижение расходов возможно вплоть до 30%, включая упрощенную процедуру возврата 20% НДС.

Предложение подходит для крупных предприятий, осуществляющих межрегиональные и международные перевозки, организаций – перевозчиков, ИП и других юридических лиц, в которых коммерческий транспорт участвует в извлечении прибыли.

Использование бензиновых карт в деятельности предприятия откладывает отпечаток на способе ведения бухгалтерского учета. Многие процедуры переводятся в электронный формат, а личный кабинет большинства операторов карт можно интегрировать во внутренние провайдеры ЭДО компании.

Топливные карты заказываются по числу автомашин в собственном парке организации. Один пластиковый носитель выдается одному водителю, и все его действия (место и стоимость заправки, выбранный тип горючего) будут фиксироваться в учетной записи клиента в режиме реального времени. Передача носителя сотруднику фиксируется составлением акта приема-передачи. Это краткий документ, который включает в себя следующие данные:

• наименование транспортного средства и ФИО ответственного лица;
• цифровые данные пластиковой карточки;
• время и место передачи пластика;
• лицо, уполномоченное в предприятии на передачу карт;
• оператора топливной карты или сеть АЗС, в которой ее принимают;
• полные реквизиты организации;
• задача, для реализации которой передаются карточки.

Как оформить акт приема-передачи топливных карт

Акт приема-передачи топливной карты составляется каждый раз, когда пластик выдается под ответственность водителя.

Каждый документ имеет свой уникальный номер, в шапке проставляется дата и указывается город, в котором происходит рабочий процесс передачи.

Основное тело документа включает в себя три субъекта отношений: передающую сторону (компания), принимающую (водитель) и транспортное средство, на которое выдается носитель.

В тексте указывается полное юридическое наименование предприятия и обозначается сотрудник, от лица которого происходит передача. Также необходимо указать документ, на основании которого у лица есть такие полномочия (например, устав). Если участник действует по доверенности, то в акт вносятся реквизиты последней, в том числе ФИО нотариуса, удостоверившего документ.

Прописываются полные ФИО ответственного работника, который принимает пластик, с указанием должности как в трудовой книжке. В документе обозначается цель передачи бензиновой карты – для обеспечения техникой для совершения должностных обязанностей (можно уточнить, каких именно) или для оплаты светлых нефтепродуктов в рамках выполнения должностных обязанностей (опять же уточняем, каких).

Топливная карта может быть обозначена в акте как «имущество» с расшифровкой – «топливная карта номер… для автотранспортного средства … (указать модель и госномер)».

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Свидетельство оптимизирует учет топливных карточек и расходов на ГСМ, в том числе в части выдачи путевых листов.

↓ ТОПЛИВНЫЕ КАРТЫ ДЛЯ ЮР ЛИЦ И ИП ↓

↑ ТОПЛИВНЫЕ КАРТЫ ДЛЯ ЮР ЛИЦ И ИП ↑

Акт приема-передачи топливных карт: образец

Заполнение акта передачи, включая само составление документа, занимает 5-10 минут. Порядок юридического оформления знаком каждому бухгалтеру, но у нас Вы можете скачать форму готовую акта приема-передачи топливных карт.

Типичный образец выглядит таким образом:

Акт приема-передачи топливной карты № xxx

XX.XX.202X года

г. Москва

ООО «XXX» в лице генерального директора XXX XXX XXX, действующего на основании Устава, именуемого в дальнейшем «Работодатель», и водитель первой категории XXX XXX XXX, именуемый в дальнейшем «Сотрудник», составили настоящий Акт о нижеследующем:

В целях исполнения должностных обязанностей по перевозке клиентских заказов на автомашине XXX XXX, регистрационный номер XXX XXX RUS, Сотруднику выдана топливная карта Кардекс номер 1234567. Баланс карты на момент подписания Акта составляет 10 (десять) тысяч рублей.

Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному на Работодателя и Сотрудника.

Подписи сторон.

Экземпляр работодателя подшивается в бухгалтерии, данные о документе вносятся в систему электронного документооборота, используемую на предприятии, в том числе в 1С.

Аналогичный акт можно составить на возврат топливной карты в конце рабочей смены. В таком случае в теле документа необходимо указать, что носитель возвращается в рабочем виде без видимых дефектов, и отметить конкретную остаточную сумму, находящуюся на карточном счете в момент возврата.

Акт приема-передачи составляется и при передаче всех носителей от оператора топливных карт заказчику. В таком случае на бумаге перечисляются все номера выданных карт в виде таблицы и указывается номер договора сотрудничества. Дозаказать новые карты клиент может в любое время, а уже имеющиеся можно заблокировать в личном кабинете.

Статьи по теме