Кардекс

Топливные карты: учет ГСМ в бухгалтерии, как вести, проводки, документы, особенности

610 просмотров

Топливная карта является действенным, современным инструментом учета трат предприятий любого формата на горюче-смазочные материалы, включая светлые нефтепродукты. Клиенты – обладатели бензиновых карт получают доступ в личный кабинет – платформу для ведения полноценного финансового анализа расходов и получения всей необходимой бухгалтерской отчетности в формате онлайн.

Топливные карты: учет

Содержание:

  1. Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии
  2. Как вести учет по топливным картам в бухгалтерии
  3. Учет ГСМ в бухгалтерии
  4. Учет топливных карт в бухгалтерии: особенности

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Любая топливная карта обеспечивает полный учет проходящих через нее транзакций. Алгоритм работы с пластиком следующий:

  1. На каждое транспортное средство / каждого водителя выдается одна пластиковая карточка, привязанная к общему финансовому счету компании. Общее количество карточек, которое может быть выдано предприятию по договору, не ограничивается.
  2. Руководитель или ответственный менеджер в личном кабинете устанавливает лимиты и выбирает товары – ограничители, т.е. фиксирует допустимые для каждой карточки марки бензина, ежедневные траты, АЗС-локации, дополнительные автомобильные сервисы.
  3. Водитель расплачивается за залитые литры топлива / другие полученные услуги на территории АЗС топливной картой.
  4. Транзакция моментально отображается в личном кабинете.

Оформление договора с оператором топливных карт могут запросить не только компании, которые занимаются логистикой или транспортировкой грузов, но любая организация, которая имеет собственный автопарк – для курьерской доставки, перемещения сотрудников и т.д. Присоединиться к программе бензиновых карт могут ООО, ИП и другие юридические лица, в том числе осуществляющие закупочную деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Каждая из полученных карт ставится на учет в бухгалтерском отделе и только после этого передается в пользование ответственному работнику под личную подпись. После передачи в компанию учет пластиковых карт обязателен вне зависимости от того, платно они приобретались или бесплатно (согласно условиям договора). Приобретение карты отражается обычно на забалансовом счете 006 по условной цене покупки, если они были выданы оператором без взимания платы с клиента.

Учет закупленного бензина по заправочным картам ведется по такому же принципу, как при оплате залитых литров наличкой непосредственно оператору-кассиру АЗС. Обращаем Ваше внимание, что проведение платежа и отображение транзакции не являются подтверждением использования горюче-смазочных веществ в осуществлении деятельности предприятия. Чтобы получить возможность вернуть 20% НДС, нужно предоставить дополнительные документы, в том числе путевые листы.

Как вести учет по топливным картам в бухгалтерии

Обычно оператор топливных карт предоставляет отчетность по расходам на ГСМ за предыдущий период в конце месяца. Формируется полный список закрывающей документации, включающий в себя:

  • счета-фактуры с указанием сумм НДС;
  • акты приема-передачи по каждому объему залитого горючего;
  • полный перечень приходно-расходных операций;
  • при необходимости – акт сверки по тратам на горючее.

Для учета самой карточки и расходов по ГСМ открываются различные счета / субсчета. Для оптимизации бухгалтерской работы составляется План счетов и разрабатывается Учетная политика, включающая в себя методику расчетов трат на ГСМ, в том числе трат на хранение веществ, принципы определения норм расходования горюче-смазочных материалов, отображение мест хранения ГСМ и алгоритм учета налогов и затрат.

Нормы расходования горючего в конкретном предприятии определяются предписаниями Министерства транспорта Российской Федерации.

Все документы, необходимые для учета и дальнейшего возврата НДС 20%, должны иметь четкую форму, в первую очередь путевые листы.

Как вести учет по топливным картам в бухгалтерии

Любое действие по топливным карточкам должно фиксироваться и отображаться во внутреннем документообороте. Подлежат учету получение карточки в начале рабочей смены водителем и сдача пластика им после окончания работы, блокировка карты и дозаказ новых карт.

Учет ГСМ в бухгалтерии

Документы, предоставляемые ежемесячно эмитентом заправочных пластиковых карт, должны содержать информацию о полном объеме приобретенных литров различных марок горючего. Эта информация должна совпадать с той, которая имеется на основании сведений из путевых листов.

Учет горюче-смазочных материалов осуществляется на счете 10-3. Карточка учета ГСМ включает в себя следующие действия: предоплата определенного объема светлых нефтепродуктов, постановка горючего на учет, учет НДС согласно сведениям из счета-фактуры и журналов, зачет предоплаты после получения акта сверки, списание стоимости необходимого объема горючего на основании предоставленных путевых листов.

Проводки и документы по топливным картам (подсказка для бухгалтеров): ДТ60.2, ДТ10.3, ДТ19, ДТ68, ДТ60.1, ДТ20, ДТ26, ДТ44, КТ51, КТ60.1, КТ19, КТ60.2, КТ10.3.

Учет ГСМ в бухгалтерии

Траты на горючее для получения дохода предприятием входят в список расходов, по которым можно получить взаимозачет по НДС. Это одна из основных причин, почему топливные карты являются востребованным инструментом для оптимизации финансовых трат компании – сервис помогает сократить время, затрачиваемое для снижения налогооблагаемой базы, формируя и предоставляя необходимую отчетность для налоговой. Бухгалтеру нужно только подготовить документацию, подтверждающую траты в части ГСМ (что опять же легко сделать, используя возможности личного кабинета) и подготовить свидетельства приобретения бензина / дизеля для получения дохода юридическим лицом.

Учет топливных карт в бухгалтерии: особенности

Учет ГСМ на предприятии с использованием функционала личного кабинета пользователя топливных карт может быть интегрирован во внутренние провайдеры, уже используемые в деятельности предприятия, и в систему корпоративного документооборота.

Чаще всего заказчики запрашивают интеграцию в 1С, с сервисом автоматизированного документооборота Контур.Диадок и с учетной системой СБИС Бухгалтерия.

Рассмотрим особенности внедрения электронного учета ГСМ на примере комплексной программы 1С.

Новые редакции программы автоматизации предполагают наличие опции учета топлива по путевым листам. Кроме того, для фиксации горючего на складах хранения и горючего, залитого в баки собственных транспортных средств, открываются отдельные счета 10.03.1 и 10.03.2 соответственно. Учет по путевым документам-основаниям автоматически соотносится со счетом 10.03.2. Неиспользованные остатки также в автоматическом режиме переводятся на счет 10.03.1.

При передаче пластика в организацию после заключения договора бухгалтерия должна получить накладную ТОРГ-12. Поступление карт на учет фиксируется на счете 10.09 в разделе «Покупки» - «Создание документа на поступление актов или накладных».

Учет топливных карт в бухгалтерии: особенности

Закрепление конкретной пластиковой карточки за определенным работником отображается в оборотно-сальдовой ведомости. Общий счет компании-пользователя бензиновых карт пополняется через оформление списания с расчетного счета.

В программе заполняются все сведения для путевых листов, включая количество оплаченного и заправленного топлива и следование маршрута. Для работы подключается счет 10.03.2. Для избежания случайного дублирования применяется счет 76.15. Суммарный учет будет отображен в конце месяца.

Информация интегрируется в оборотно-сальдовую ведомость, и по окончании расчетного периода объемы финансовых расходов на основании путевых листов и предоставленные оператором топливных карт должны совпадать.

Статьи по теме

Рубрики

АЗС
Автомобиль
Бензин
Дизельное топливо
Топливные карты
Топливо

Лучшие статьи