Внедрение электронного документооборота в работу компании упрощает ведение бизнеса и позволяет обмениваться сведениями, связанными с поддержкой парка транспортных средств юридических лиц.
Система Электронного Документооборота
Технически, электронный документооборот (ЭДО) – это совокупность сервисов и инструментов для осуществления моментального обмена материалами, имеющими юридическую значимость. Он полностью заменяет собой предоставление бумажных оригиналов файлов.
Появление и распространение ЭДО обусловлено необходимостью сокращения сроков рассмотрения рабочих документов. Пользователям системы не нужно заботиться о том, каким способом отправлять оригиналы, когда они поступят адресату и не потеряются ли они, не нужно и долго ждать ответ на запрос. Все правовые отношения переходят в электронный формат с собственной нормативной регулировкой.
Документооборот в электронном поле – это готовое решение для государственных структур и корпоративных лиц. Он внедряется не только для обмена информацией между контрагентами, входящими в одну структуру (например, налоги и социальное страхование), но и для оптимизации работы департаментов, служб и управлений отдельных корпораций и других предприятий.
Электронный Документооборот: назначение
Более всего ЭДО востребован в работе бухгалтеров компаний любого формата, в том числе микропредприятий. Через Интернет могут быть переданы сверки, отчеты и другие необходимые бумаги в налоговые органы, фонды и другие контролирующие органы.
Переход на ЭДО является грамотным шагом в работе логистических предприятий, осуществляющих регулярную заправку коммерческого транспорта по всей России. Раньше для предоставления ведомостей при заправке бака на каждой АЗС необходимо было заполнять счета-фактуры и накладные, подтверждающие факт оплаты. Водители совершали поездки с большим количеством наличности (что было небезопасно) и ворохом бумаг (что было неудобно, а также могло привести к служебным злоупотреблениям и обману).
Теперь фиксация оплаты горючего юридическими лицами обеспечивается топливной картой, а отправка документов – системой ЭДО. Личный Кабинет Кардекс https://my.card-oil.ru/site/login может быть подключен к документообороту предприятия по желанию клиента. В совокупности две программы могут полностью изменить учетную политику предприятия, освобождая финансы, время и человеческий ресурс для развития бизнеса.
Преимущества ЭДО
Основные привилегии, которые открываются для контрагентов – логистических компаний и других ООО и ИП, задействованных в бизнесе доставок и грузовых перевозок:
- Документы всегда находятся перед Вашими глазами, они не могут потеряться, а получение материалов другой стороной фиксируется в самой системе. Доступ к личной записи в программе настраивается в соответствии с пожеланиями клиента, и Ваша информация не попадет в чужие руки.
- Для отправки отчетности через ЭДО требуется всего несколько рабочих минут. Вторая сторона получает файлы моментально. Раньше же не менее трех дней из месяца отводилось на сбор, отправку бумажных оригиналов и получение подтверждения об их принятии.
- Вы можете рассчитывать на возврат 20% НДС, отправляя заявления в налоговую службу через ЭДО.
- В конце каждого отчетного периода держатели топливной карты Кардекс получают сверки баланса и другие материалы для бухгалтерского отдела.
Виды документов для ЭДО
Система электронного документооборота способна принять, хранить и обработать документы любой формы – и стандартной, и произвольной. Для финансовых отделов наших клиентов важность представляют следующие бумаги:
- Счета-фактуры, подтверждающие уплату НДС.
- Универсальный передаточный документ, который может использоваться для снижения базы, облагаемой налогом.
- Универсальный корректировочный документ для удостоверения факта изменения стоимости услуг.
- Маршрутный (путевой) лист.
- Акты сверки.
- Акты приемки.
- Документы, подтверждающие выдачу пластиковых носителей водителям и их сдачу после завершения рейса.
Подключение роуминга ЭДО позволяет осуществлять обмен различными документами, стандартизируя формы представления сведений. Это значит, что предприятия с разными операторами ЭДО смогут работать в едином информационном поле, при этом достаточно, чтобы заявку на роуминг оформила только одна сторона.
Быстрое получение закрывающих документов
Выгрузка данных и обмен файлами в программах электронного документооборота происходит в режиме онлайн. Отправленный одним контрагентом файл за секунду появляется в системе другого участника ЭДО. Как правило, подтверждение получения материала и регистрационные данные приходят отправителю в течение нескольких минут.
Шифрование передаваемых данных обеспечивает безопасность и конфиденциальность обмена. Единственное требование к рабочему месту – это наличие компьютера и доступа в Интернет. Иногда требуется обучение сотрудников работе в системе, но чаще всего бухгалтеры и менеджеры не нуждаются в дополнительном ориентировании внутри программы.
Юридические лица, работающие с оператором топливных карт Кардекс (включая ИП) получают закрывающие документы в электронном виде, освобождая себя от необходимости тратить время на ожидание пакета материалов. Информация поступает участнику в день отправки и вводится в систему бухучета без дополнительной ручной работы. Вы можете принимать отчеты прямо в программе 1С. Документы продолжают хранится на платформе, и Вы можете вернуться к их рассмотрению или анализу в любое время.
Электронная подпись
Юридическую силу в ЭДО имеют только документы, визированные квалифицированной электронной подписью (КЭП). Дело в том, что простую электронную подпись, имеющую слабую верификацию, госструктуры не принимают в качестве удостоверения документа.
Самую надежную защиту имеют КЭП. Файлы, имеющие такую отметку, гарантировано не подвергались изменениям после подписания, к тому же знак свидетельствует, что бумага визирована определенным лицом.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) выдается удостоверяющими центрами, имеющими разрешение на выдачу данных типов сертификатов. Необходимо наличие у центра аккредитации Министерства цифрового развития. Процедура занимает несколько дней, готовый сертификат можно установить на носитель или компьютер.
Как подключить ЭДО
Если Ваша компания не пользуется ЭДО, самое время сделать это и начать экономить. Требуется пройти несколько простых шагов:
- Оформить заявку на подключение через форму обратной связи на сайте Кардекс, по телефону или у персонального менеджера.
- Подписать соглашение о подключении и обслуживании системы.
- Подключить к бухгалтерским программам необходимые модули, в случае 1С требуется установить бесплатный плагин.
Мы сотрудничаем с системой электронного документооборота Контур Диадок (сайт diadoc.ru). Это крупный оператор, сотрудничающий с более чем 1,5 миллионами корпоративных клиентов. Входит в экосистему компании «СКБ Контур», надежного разработчика программных модулей для задач российского бизнеса и государственных организаций.
Контур Диадок позволяет провести настройку роуминга с другими операторами, включая Сбис, Delfin, Астрал, Интра. Если Вы уже выбрали другую систему ранее, мы настроим эффективное взаимодействие между контрагентами. Сохраняется и электронный сертификат подписи, которым Вы пользуетесь.
У заказчиков, работающих с ЭДО впервые, могут возникнуть трудности, в том числе на этапе отправки отчетов в ФНС. Для наших клиентов работают специалисты, решающие все возникающие проблемы - обратиться в службу поддержки можно по телефону, e-mail и через форму чата.
Доставка отчетных документов
В случаях, когда подключение к ЭДО невозможно, сохраняется гарантия отправки документов для учета экспресс-почтой ЕМС Почта России. Счет-фактура, УПД и транзакционный отчет предоставляются держателям карт после подведения ежемесячных итогов. Сразу после формирования комплекта мы высылаем дубли на адрес электронной почты и размещаем в личном кабинете Кардекс.
Вы можете отслеживать отправление, а получение пакета материалов на месте осуществляется уполномоченным лицом под роспись.
