Электронный путевой лист в 2026 году: для такси, грузового автомобиля – как работает, когда станет обязательным

Раньше для учёта и контроля транспортных средств коммерческого автопарка использовались бумажные путевые листы, однако сейчас они быстро заменяются электронными. Перевод документации в цифровой формат значительно экономит рабочее время и позволяет проводить более тщательный мониторинг рабочих процессов.

Что такое электронные путевые листы?

ЭПЛ – это цифровая форма отчетности для бухгалтерии предприятия. Они содержат следующую информацию:

• маршрут;
• сведения о водителе, выехавшем на маршрут;
• данные самого транспортного средства;
• показания спидометра во время совершения поездки;
• точное время отправления в рейс и его завершения;
• пробег ТС;
• расход топлива во время поездки;
• наличие актуальных техосмотра ТС и медосмотра сотрудника.

Таким образом, ЭПЛ является важным, если не ключевым, документом для формирования бухгалтерской отчетности предприятия и взаимодействия компании с налоговыми органами в части контроля расходов на ГСМ.

Переход на ЭПЛ

Приказ Минтранса России от 28.09.2022 N 390 (ред. от 05.05.2023) ранее допускал использование как бумажного путевого листа, так и электронного – на усмотрение руководства компании. Исключение было только одно – электронный путевой лист должен использоваться в обязательном порядке при транспортировке алкогольной продукции. Когда будет обязательным такая форма отчетности для остальных компаний – такой вопрос долгое время оставался открытым. Переход на ЭПЛ осуществлялся на добровольной основе, однако сейчас стал актуальным быстрый переход на цифровой учёт для снижения нагрузки как для предприятий, так и для контролирующих органов. Поэтому уже в 2026 году на вопрос обязательно или нет оформлять электронный путевой лист ответ будет утвердительным.

Электронные путевые листы: как это работает?

Функционал электронных путевых листов ничем не отличается от бумажных – разница лишь в способе хранения и обработки информации. ЭПЛ подписывается электронной подписью и хранится в электронных программах и базах данных. Поэтому для работы с таким видом отчетности требуется установка специальных программ либо модулей. Это безопасно и удобно тем, что некоторая информация (сведения о водителе, наличии техосмотра либо медицинского осмотра и другие данные) автоматически подгружаются к путевому листу, что экономит рабочее время.

Задачи, которые выполняет ЭПЛ на предприятии:

• фиксация информации о перемещении коммерческого транспорта;
• фиксация расходов на ГСМ, эксплуатацию единиц коммерческого автопарка, заработную плату сотрудникам – водителям для дальнейшего использования этих сведений в налоговой отчетности и бухгалтерской деятельности;
• контроль работы водителя

Электронные путевые листы могут оформляться как для легкового автомобиля, так и для грузового транспорта и юридическими предприятиями с различной формой собственности – для ИП, ООО и других организаций.

Использование путевого листа в цифровом формате значительно упрощает следующие рабочие задачи:

• расчёт и начисление оплаты труда водителям;
• взаимодействие с сотрудниками ГИБДД;
• получение компенсации при использовании личного транспорта для нужд компании;
• официальное подтверждения расходов на горючее для снижения налоговой базы.

Оформление электронного путевого листа

Приказ Минтранса России от 28.09.2022 N 390 (ред. от 05.05.2023) утверждает строгий алгоритм оформления ЭПЛ.

1. ЭПЛ формируется владельцем транспортного средства на каждую единицу ТС вне зависимости от назначения и протяженности маршрута.
2. Если транспортное средство находится в аренде во временном пользовании, путевой лист оформляется самим арендодателем.
3. Путевой лист оформляется строго до начала рейса.
4. Путевой лист в электронном виде должен содержать всю актуальную информацию о пред- и послерейсовых, послесменных осмотров и проверок.
5. Во время приемки груза для перевозки ЭПЛ предоставляется грузоотправителю.

Согласно Приказу, допускается оформление одного путевого листа в следующих случаях:

• на несколько рейсов, если они совершены в течение одной смены водителя;
• на рейс, длительность которого выходит за пределы продолжительности одной рабочей смены.

А вот если одно транспортное средство выходит в рейс с несколькими водителями, на каждого из них можно (но необязательно) оформлять отдельный путевой лист.

Электронный путевой лист для такси

Форма ЭПЛ для легкового такси определена ФНС. Она выглядит как лист в формате XML. Оформление документа осуществляется в специальном сервисе – 4 части (титула) заполняются до рейса, 2 – после.

Как оформить ЭПЛ для такси – актуальный вопрос для самозанятых. Форма бумажного путевого листа для самозанятых водителей такси должна быть разработана лицом самостоятельно и содержать реквизиты, которые определил Минтранс. А вот с электронной формой проще – она уже утверждена ФНС, и водитель может оформить единый документ на все поездки, если он работает больше, чем одну смену. ЭПЛ для такси онлайн можно оформить через специализированный сервис, и не нужно беспокоиться, где взять правильный, действующий формат документа.

Самозанятый указывает в ЭПЛ стандартные данные о себе, транспортном средстве и перевозке, в последнем случае самозанятому водителю нужно указать «коммерческая перевозка».

Кстати, для таксопарков использование топливных карт КАРДЕКС станет большим преимуществом, поскольку напрямую решает их ключевые задачи. Система позволяет установить строгие лимиты для каждого автомобиля и отслеживать все траты на топливо в режиме реального времени, что исключает нецелевое использование средств и ненужную бумажную волокиту. В сочетании с возвратом НДС и скидками на крупнейшей сети АЗС это даёт реальную возможность сократить расходы на топливо на 30% и более, что критически важно в условиях жёсткой конкуренции в таксомоторном бизнесе.

Электронный путевой лист грузового автомобиля

Формирование электронного путевого листа для грузового авто проходит в несколько этапов. Сначала создается первоначальный документ с базовыми сведениями о перевозке, водителе и используемом транспортном средстве. Далее потребуются подтверждения механика и медицинского работника – о пройденных обязательных предрейсовых техосмотре и медицинском осмотре. Считываются и фиксируются показания одометра и уровень топлива. Регистрация такого путевого листа осуществляется со стороны оператора ЭДО, и водитель получает сформированный код, который может предъявлять сотруднику ГИБДД либо грузоотправителю.

После завершения поездки по маршруту происходят те же действия, но в обратном порядке – сначала фиксируются показания о расходе ГСМ, данные одометра, а затем происходит послерейсовый техосмотр и медицинский осмотр.

Очень важно внимательно отнестись к заполнению всех пунктов ЭПЛ. Например, нужно указать не только начальную и конечную точку маршрута, но и промежуточные остановки. За внесение некорректных сведений в ЭПЛ действуют серьезные штрафы – к примеру, за отсутствие сведений о медосмотре и/или техосмотре налагается штраф на должностное лицо в размере 5000 рублей, а на саму организацию – в размере 30 тысяч рублей. Также важно хранить путевые листы как минимум 5 лет, иначе возможно наложение штрафа на организацию размером от 10 до 30 тысяч рублей.

ЭПЛ: когда станут обязательными?

Для всех участников грузоперевозок на территории Российской Федерации электронные путевые листы станут обязательными с 1 сентября 2026 года. Эта дата определена в Федеральном законе от 7 июня 2025 года №140-ФЗ.

В этом же году планируется введение нового формата отчетности ЭПЛ 5.02. Он подразумевает уточнение информации, содержащейся в титулах, для облегчения постановки рабочих задач и учёта со стороны предприятия. Например, в новом виде документа предусмотрена возможность формирования задания водителю, вышедшему в рейс, – раньше такой опции не было. Также в новом формате будет осуществлена возможность уточнения данных об опасных и крупногабаритных перевозках.

Электронные путевые листы в 2026 году

После осуществления указанных изменений предполагается, что оформленный в цифровом виде путевой лист будет моментально передаваться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Таким образом, удастся избавиться от подделки путевых листов, быстрее и точнее проверить расходы на ГСМ. Ожидается сокращение бумажного документооборота на 50% и значительное повышение эффективности работы задействованных компаний.

Расширение формата внесения сведений позволит компаниям проводить более детальный аудит и контролировать действия водителей на любом этапе совершения рейса. Так, планируется, что новая отчетность будет содержать сведения об использовании медицинских изделий, которые фиксируют состояние здоровья водителя в режиме онлайн. Также можно будет уточнить марку, сорт и объем заливаемого топлива.

Переход в полностью цифровой формат осуществляется не только для ЭПЛ, но и для других документов транспортной логистики, в том числе для транспортных накладных. Это позволяет автоматизировать процессы и повысить прозрачность логистической деятельности. Допускается тестирование системы на одном из маршрутов компании перед окончательным переходом предприятия на цифровой формат отчетности.